プロジェクトマネジメントから見た計画の立て方


「簡単!仕事術」のサイトのSEO対策がいまいちわからず、全くアクセスがないので、このブログにも記事を転機することにした。以下第1章の1「プロジェクトマネジメントから見た計画の立て方」について↓ 

プロジェクトマネジメントで一番重要なのは、長期のスケジュールをいかに正確にたてるかということだ。 よくあるプロジェクトの失敗の第一原因は「期間」「予算」「メンバ」などが全く不明確なまますすむことだ。烏合の衆(仲のいい人同士)が集まってはああだこうだと無駄な時間を費やしているプロジェクトほど見るに耐えないものはない。

 「いつまで」に、どういう「着地」をし、どの程度の「コスト」がかかるのかをプロジェクト発足段階で決めることが重要だ。どこに着地するのかを決めないプロジェクトは、着陸場所を決めずに飛んだ飛行機と同じで、あらぬ方向に飛んでは無駄な燃料を費やしたあげく、最終的には太平洋の真ん中に墜落してしまうことになるのだ。 

着地を決めたあとは、そこに至るまでの作業をブレイクダウンしていくことが必要だ。誰と何をしていくかということだ。その際にアウトプットはどういうものを作るのかというアウトプット第一主義ですすむのが望ましい。 

システム開発では、企画調査→稟議決裁→要件定義→基本設計→詳細設計→プログラミング→テスト→総合テスト→検収→リリースという順序で進んで行くが、この作業それぞれにアウトプットが存在する。それぞれ企画書、稟議書、要件定義書、基本設計書、詳細設計書、プログラム設計書、テスト計画書、総合テスト計画書、検収書、リリース申請書というものが存在する。 

どのようなプロジェクトでも同様で、それぞれの作業工程にはアウトプットが必要だ。アウトプットをイメージしながら「作業をブレイクダウン」していくことが大切。長期のスケジュールが確定し、作業をブレイクダウンするのだが、この作業イメージが本当に「映像イメージとして明確に」見えるようにしなければならない。 

さらに、その作業が完了する「マイルストーンとなる日付を明確に」することが重要だ。その日付を長期スケジュールに落とし込めればほぼプロジェクトは成功したと思ってよいだろう。 

なかなか、そういうプロジェクトにはお目にかかれない。たいていが企画段階で「おもいつき」が横行し、「あ、それいいね」なあんていう会話でもりあがり、全く現実性のない夢がどんどん膨らんでは、無駄な議論を続けることが多いのだ。参加している人たちは夢を語りあうことで仕事の充実感が得られ、議論が長引けば長引くほど、資料を作れば作るほど満足感が得られるのだが、結局はフィージビリティにとぼしい「絵に描いた餅」をつくるばかりで、結局は膨大な時間と費用を費やすだけのことになることが多い。 

私が提唱する「SKETCH」システムではそういう無駄な時間を極力排除し、かならず成功するプロジェクト、仕事術というものを提唱していきたい

以上 続きはこちらのサイトで → 『簡単!仕事術』 http://easy-workstyle.com/
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「仕事のやり方」研修の続き

昨日、仕事のやり方研修第2回目を実施した。

前半は情報処理技術者試験の答練をやっているのだが、最近のITパスポート試験って結構難しいんだよね。今回の問題は「SWOT分析」とは何をするものか?という問題。答えは「経営環境を分析するもの」ということなんだけど、こんな問題が入社前の大学生に答えられるのなら会社も安泰かもと思ったりするが、実際のところ経験のないことはイメージできないのではないかと思う。SWOT分析そのものは会社の内部環境の「強み」「弱み」、外部環境の「機会」「脅威」を分析し、それをさらにクロス分析(「強み」と「機会」、「弱み」と「脅威」のように複合分析すること)し、バランススコアカードに結びつける分析手法だ。うちの社員の場合99%知らないと思う。

今の会社で苦労しているのが、PDCAの概念を皆に植え付けることだ。いわゆる「カイゼン」ということをどう意識させるかなんだけど、やはりQC活動などの小集団活動を経験していないのでそういう発想すら生まれない。今の仕事を無難にこなすことが仕事と思っている人がほとんどなので、現状を変えて行くことにものすごく抵抗する人たちが多い。ちょっとだけ仕事のやり方を変化させようとしているだけなのに、猛烈に反対してくる。

こと斯様に経験のないことを意識させることはものすごく困難だ。なので試験問題に「SWOT分析」なんかが出て来ても会社経験のない人はイメージがつきにくいと思うのだがどうなんだろう?このITパスポート試験最年少合格者は中学生らしいけど、いやはや大人びた中学生だ。うちの会社のメンバは半分もこの問題できなかったよ。。。

それはさておき、仕事のやり方研修だけど、今回は「雑用の対処の仕方」について講義を行った。

研修は私自身の体験と、昔流行った「DIPS」の手法を取り入れいているのだけど、今回はこのDIPSの手法のうち「防衛の3○(さんまる)行動」ということを解説した。この「防衛の3○行動」というのは仕事と仕事の間に30分の防衛タイムを設けるというものだ。

その30分間で雑用をこなすということだ。メールの処理とか、電話メモの処理ということだ。仕事の合間の30分間のすきま時間を使って雑用をこなすのが仕事のスピードをあげるコツというものだ。

例えば、電話一つとっても、なるべくこのすきま時間を使って処理するようにする。下手に相手がいないばあいに「電話をください」と言わないことが大切だ。電話をくれと言ってしまうと、次の会議の最中に電話がかかってきて、ひどい場合は会議の最中に「お電話です」と大した用事でもないのにわりこまれることになってしまう。

最近はひどいことに会議中にでも携帯電話がなってはウロウロと会議を中座する輩が多い。そういうのを見るにつけ、こういう防衛の3○行動を身につけて欲しいと思うのだ。

こういう雑用処理時間を設けないと、仕事がどんどん後手後手になり、会議には遅刻するは、上司に言われたことは出来てないわで仕事がたまって行く。かくして、毎晩残業というハメになってしまう。

雑用処理時間を最初から計画することで、意外に雑用をその時間帯にまとめることは簡単だ。仕事の受け方として、いつまでに何をどこまでやるのかをきっちり決めてスケジュール化しておけば、一日にやる雑用などそれほど多くなるはずがない。

さらに「すぐに仕事をする」という習慣をつけておけば、あれもこれもしなきゃという強迫観念もなく(そもそも記憶しておく必要もない)仕事ができ、余裕すら生まれてくる。

というようなことを講義した。

みんなわかったんかいな。
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「仕事のやり方」研修

会社の部署内で「ビジネス研修」を始めた。

昨年度は毎週2回合計80回にわたって、仕事時間中に研修を続けた。毎週火曜と金曜のお昼前の20分を使ったミニミニ研修だ。内容は情報処理技術者試験の初級アドミニストレータ試験の答練という形式で、毎回2、3問を解いて解説をしていくという簡単なものだ。

が、積み重ねというのはすごいもので4人受験して全員合格した。なんと合格率100%!

これが意外によかったみたいで、もう少し続けて欲しいという話だったので、ちょっとレベルをあげて、情報処理試験だけでなく、「上級ビジネス研修」と名付けて、総合職の社員のみを対象に「仕事のやり方研修」を始めることにした。

もともとは銀行時代から20年間にわたって先輩方の教えや実体験やいろいろな本から吸収したことを、咀嚼して自ら実践して来た仕事のやり方が、そこらに売っている成功本よりもうまく行きそうだという気がするので、それらを簡単にまとめて、みんなに教えようという研修だ。

MBA級の高尚な内容は無理だけど、実体験に基づいた泥臭い仕事のやり方こそ、実践に役立つと思うのだ。

あまりにノウハウだけではしらけるので、冒頭は従来通り情報処理技術者試験の答練を2問行った上で、それにまつわる仕事の話をするという形式ですすめていこうと思う。

そういう仕事術のエッセンスをまとめたいという気持ちもあり、別サイトに仕事術について
簡単にまとめて行くことにした。題して「簡単!仕事術」というブログ形式のサイト。無料ブログではなく、今回サーバを借りて本格的にはじめてみた。まだ、テンプレートがデフォルトのままなんだけど、そのうちにきれいにつくっていこうと思います。
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イメージしたことを持ち歩くと夢が実現する

昨年10月からMORESKINEの手帳を使っているのだけど、非常に使い勝手がいいし、重宝している。

この手帳の冒頭に今年欲しいものとして、下記の3つの写真を貼付けておいたのだが、
 1 MacBook
 2 海外旅行
 3 GR(リコーのカメラ)

なんと、1年しない間に全部実現した。MacBookは当初予定したホワイトではなく、さらに上級の物を買ったし、海外旅行は海外出張という形で実現、GRはズームがなかったのでR10に変わってしまったけど、これら3つのことは全部実現した。

強く欲しいと心に思った物を写真やイラストなどのようにビジュアルな形にイメージして持ち歩いていると、それが実現するという話は本当なのだ。

まあ1と3はお金を出せば買える物なので簡単と言えば簡単だけど、実は3年くらい前からずっと買おうと思いながら買えなかったものだ。だけど、手帳にそうやって写真を貼ることで買えるように知らず知らずのうちに行動するみたいだ。(ま、簡単に言うとかみさんにそれとなくそういうニオイを漂わせるということだけど…)、にしても海外出張の件は突然の指名だから不思議だ。

また、そろそろ来期(10月始まりにしているので)の手帳を買う時期なんだけど、また、今年と同じように欲しいもの、実現したいことを手帳に貼付けるようにしたい。

ま、なんでもかんでも貼付けておけば実現するというものではないだろうけど、ものすごく強く意識したことは実現するように思う。

ちなみに、今回の海外出張で英語力の必要性を強く感じたので、これからの欲しい物No.1としては「ディスカッションの出来る英語力」かな…? 

外国人とぺらぺらしゃべっている自分をイメージできる写真を手帳に貼っておこうっと…。
 
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サービス業はこうあるべき

今朝、突然インターネットがつながらなくなった。
あまりに唐突なので、きっとプロバイダのサーバがおかしくなったんだろうと思って、しばらくほっておいた。1時間ほどしてもういちどパソコンを見たけど、やはりつながらない。いくらなんでもサーバ障害にしてはおかしい。

携帯でプロバイダのサイトの障害状況を見てみたが掲載されていない。なぜだろう??、ひょっとしてモデムがおかしいのかなと思ってモデムの再起動をやってみたがそれでもつながらない。

ますますおかしいので、はじめてサポートセンターに電話をしてみた。休みの日なのに丁寧な対応をしてくれる。

本人確認と、住所の確認などをしたあと、障害状況を調べてくれる。ものすごく早い。ものの10秒で、「お客様のマンションまでの回線は大丈夫です。」と回答。(pingでも飛ばしたのだろうか…?)「では、お客様の状況を確認しますので、まず、電話はつながっていますか?」と聞かれ「この電話がそうです。」と答えると「では、回線は完全に大丈夫ですね。まずお客様のパソコンの電源を落としてください。」と言われてすぐに電源を落とした。「パソコンの電源を落としました。」と答えると「では、電話のつながっている白いターミナルの7番目のランプが点灯しているか確認していただけますか?」と聞かれた。で、すぐに机の下にもぐって調べるとちゃんとついてる。「点灯してます」と答えると、「お客様はルータをご利用ですか?」と聞かれ「はい」と答えると「ではそのルータの電源を一度オフにしていただけますでしょうか?」と言われたが、スイッチがどうも見当たらないので電源コードをひきぬいた。「そのまましばらくお待ちください。たぶんルータが固まっているからと思いますので、10秒ほどして再度電源をいれてもらいます。」で、10秒ほどすると「はい、では電源をつけてください。少し再起動に時間がかかるので、しばらくそのままでいてください。」と言われ、20秒ほどして「ルータの点滅は終わりましたか?」と聞かれたので「はい」と答えると、「では、今度はパソコンの電源を入れて、safariを起動してみてください。」との指示だ。(safari?なんだかその辺で見てるような感じだ)

いやあ、驚いたことにちゃんと接続できましたよ。「ありがとうございました。どうもすみませんでした」「いえいえ、また何かありましたらお電話ください。担当は○○です。」と解決したことを一緒に喜んでいるような弾んだ声で名前まで名乗ってくれる。

なんとも手際のいい応対だと思った。まあ言ってみれば利益にならないサポートサービスなのに完璧な受け答えで、かつ10分以上も手際の悪いオヤジの相手をしてくれる。もう、絶対ファンになるよ。ほんと。

こういうのがサービス業としては重要なんだろうなと感じた。ちなみにうちのプロバイダは「eo光」というサービス名のケイオプティコムを使っている。いやあほんとに感心してしまった。契約当初も親切な対応だなあとは思ったのだけど、今回もさらにその確信が深まった。無料だからといっていいかげんな対応しているところが多い中、いやホンマすごい対応でした。拍手


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プレゼンがうまくても…

昨日某外資系コンサル企業が開いたシンポジウムに参加した。

アメリカ人の社長以下、みんなプレゼンがむちゃくちゃ上手い。英語は特にプレゼン向けの言語なのかもしれないがかっこいい。日本人の幹部も所謂、演台しがみつき型のプレゼンではなく身振り手振り舞台うろつき型の格好いいプレゼンなのだ。

内容も自社のサービスに絶大なる自信をもっているという確信に満ちた非常に堂々としたスピーチだった。

すごいなあ、ボクには出来へんなあと思いながらも何か違和感が残るのだ。

何なんだろうとよくよく考えると具体的な内容がないということなのだ。

とてもすごくて夢みたいなことが実現しそうな気がするんだけど、具体的にホンマにできるん?っていう疑問が残るのだ。

実は格好いいことを言っても現実には泥臭い作業が必要で、うちの会社の細部にわたって理解しないと到底できないし、そんな細かいことなら自社でできるんじゃないかという結論になってしまう。

ものすごいうまいプレゼンでその気にさせても中身がないと意味がない。実際に細かくフォローしてくれるかもしれないがあまりに幹部が大上段に構えて言えば言うほど白けてしまう。

日本人はやっぱり自分たちの頭で考えて工夫していくのがとてもあっている。コンサルタントなんてのはやっぱり上手くいかないんじゃないかと改めて感じたのでした。
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インプット中

個人的にナーバスな事が多く、仕事がなかなか本調子にならないので、セミナーや他社とのディスカッションに参加して気を紛らしている。

火曜日は東京でIBM主催のセミナーに出かけたが、ここでは結構いい話が聞けてよかった。特にメニコンの社長のお話はとてもよかった。外資系の使い捨てコンタクトが台頭し価格破壊がおこり始めて大打撃を食らったが、ビジネスモデルの発想の転換からメルスプランを考案、日本らしい品質、安全重視の姿勢が評価されその後のV字回復につながった話だ。

バブル崩壊後、日本の社会が劣化してきているが、そもそも拝金主義的な風土が日本に根付くはずはなく、ここのところ徐々に日本らしさを取り戻してきているのではないかと思う。アメリカからやってきた個人情報保護にしろ、内部統制にしろ、どうも日本的ではない。他人を信用せず、自分の身を守ることばかりが先行し、日本に元々あった「和」の文化がどこか失われてきていたのだが、そろそろ「和」風が盛り返しつつあるような気がする。

20年前に銀行に入行した頃の支店の人たちとはいまだに付き合いがあり、毎年春に桜の咲く信貴山のホテルで飲み会を行っている。土曜日がまだ休日でなく、普段なかなか交流がなかった女子行員とも土曜日の午後は結構いろいろ遊んだ記憶がある。なんだかんだといって家族的経営がなりたっていた時代は、仕事上ではいろいろあっても、なんとなく将来の夢や希望があった。

ところがバブル崩壊後、隣の人はライバルになってしまい、短期的成果を求められる時代がやってきた。家族的に楽しくやれる時代は終わってしまい、勝ち組負け組と言われるえげつない社会になってしまった。

しかし、コスト重視で派遣を使うやり方が去年ぐらいからどうもおかしいと皆が感じ始めてきた。コスト削減のためにそんな制度を使ってきたのだが、そもそもよく考えれば、低価格で良いことなんて何もないんじゃないかと思うようになってきたのではないだろうか?

世界的な不況の中、アメリカは必死にカジノ経済で負けた資金の穴埋めを日本や中国に求め始めているが、この様子を見ただけで、実体経済の大切さがよくわかる。金融工学を駆使したバクチで儲けるのではなく、高品質で安全なものを生産することで経済をまわしていくことが大切なのだ。

そういう意味でも今年からは日本が世界を牽引する時代になる可能性が高い。ホンダが低価格ハイブリッド車「インサイト」を投入したが、とても日本らしいものづくりの姿だと思う。メニコンの品質重視のハードコンタクトもそうだが、今年ぐらいからどんどん日本本来のものづくり魂が復活していくのではないかと思う。

そのためにも、日本らしい経営形態である「家族主義経営」に立ち戻り、「和」の文化を再興させる必要があると思う。

大企業の集まりにいくと、どうもコストコストで殺伐とした雰囲気が漂ってくる。そうじゃなくてもっと人間的な会社になっていけば、日本の未来は明るいと思うのだ。

マスコミも麻生さんの揚げ足取りばかりをするのではなくて、もっと明るい話題を提供してどんどん日本を盛り上げるようにするべきではないだろうか?定額給付金をバカにしている報道が多いが、結構、経済効果大きいよ。経済を活性化させるためにはエンジンをまわし続ける必要があるのだが、この定額給付金がそのための呼び水になる可能性は高い。これをバネに日本企業が雇用を保証し、給与水準上昇につなげられれば本物になるのだけどね。

日本的経営の中の「終身雇用」はとても重要な制度だ。これだけは担保した上で、家族的経営を推進すれば、日本は世界の見本になる可能性は大だ。クビにならないことが保証されれば安心するもの。まずは生存欲求を満たすことが大切なのだ。食うことに困らないことが保証されれば僕らはモノを買うようになるし、生活設計を立てようと思うようになるだろう。
どうして、マスコミをはじめ、世の中の人たちはこんな簡単なことがわからないのだろう…。
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新幹線でのPC利用

昨日も、新幹線の中でかちゃかちゃパソコンで仕事をしている人がいた。

そんなに時間がないのだろうか?膝の上にパソコンを置いて、ものすごく猫背で何か資料を作っていた。

が、ミニノートパソコンでかつ、タッチパッドで資料を作るので、ものすごく作業が遅い感じがした。(別に覗き込んでたわけでないので…)

資料作成などはデスクの上で、姿勢を正して、マウスを使って作れば、ものの10分で出来るのではないだろうか?

新幹線の中ではそれよりも仕事の構想を練るのに使う方がよいのではないかと思うのだ。マインドマップまでパソコンで作る人がいるが、紙にぐちゃぐちゃと書いて行く方が圧倒的にスピードが早い。紙にぐちゃぐちゃと書きなぐりながら資料の構想を練るというのが、新幹線での仕事のやり方、時間の使い方としては良いのではないかと思う。

昨日は、ぼーっと新幹線の車窓の風景を眺めながら、解決できていない仕事の対応案を考えてました。ぼーっと眺めていると、突然良い案がひらめくもので、今日社内で打ち合せをする予定です。(うまくいきそう!)
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